一、总则

	（一）为加强东莞市南二社会工作服务中心档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准管理的规定，制定本办法。

（二）公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

 

二、档案资料管理

机构档案管理包括对社工工作记录、服务记录、成效评估等资料的记录、保存和归档。

（一）档案保管。档案资料需及时进行记录并进行归档保管，做好档案登记工作。

（二）档案保密。档案设计服务对象内容需遵循保密原则，防止因资料的泄露而侵犯了服务对象的权利。

（三）档案室人员岗位职责。安排专人负责档案室管理工作，严格遵守档案室管理制度。

（四）档案资料归档。档案资料需定期归档、有序归档，并留有归档记录。

（五）安全与消防。

 

三、档案编码原则

社会工作专业服务主要采取个案、小组、活动等形式开展，对应的代码如下：

服务类型	编号代码
个案	C
活动	P
小组	G

服务编号规则为：年月-编号代码-序号，如201909-G01，代表2019年9月开展的01号小组活动。

 

四、档案保管制度

一、档案实行专人管理，管理严格保管档案箱柜钥匙，非档案管理人员不得随便开启档案箱柜。

二、严格执行档案收集、整理、保管、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

三、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。

四、档案按档号排放，档案室内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

五、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

六、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

七、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

八、做好档案室的监控与登记工作。

九、每年度对档案室档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

 

五、档案封存制度

1.每年自然年结束后，需将服务档案（小组、活动、个案等），整理好打包封存；

2.活跃（跨年进行）的服务档案如小组、个案等，则以结束时间为准，结束后再存档至对应档案盒；

3.各服务点整理后，由督导助理（督导组负责人）将督导组的服务档案打包，并贴上附有督导组名称的标签。

4.完成打包的年度服务档案统一移至服务档案封存室，放在封存室指定位置。

 

六、档案保密制度

1.高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。

2.查阅涉密档案或内部材料，须经机构有关部门负责人批准，必要时报请有关机构领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。

3.未经批准，任何人不得私自带档案出机构，不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。

4.因需要经批准摘录或复制涉密档案资料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

5.不归档的重要文件及内部材料，须交由机构集中销毁。

6.在机构服务部的指导下，做好档案分类保密和解密工作。

7.档案室工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

 

七、档案室人员岗位职责

1.积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

2.遵守各项档案管理规章制度。

3.维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守机构机密，保障服务对象的资料不被泄露。

4.热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。

5.不断提升开展相关档案的业务培训和指导工作。

6.严格执行档案保密制度，如无人在档案室时即时刻关闭档案室门窗以及档案柜。

 

八、档案资料归档制度

1.工作人员需定期整理审定完毕的档案资料，移交到机构档案室。

2.归档时需填写档案盒的封面及索引目录等信息，便于查阅。《索引目录表》。

3.归档文件资料必须完整、真实、准确。归档文件必须是已经完成的服务。

 

九、安全与消防制度

1.档案室重地，非本机构人员不得擅入。

2.严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

3.做好安全巡查工作，下班时锁好门窗。

4.熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。

5.发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。

 

东莞市南二社会工作服务中心

二〇一八年三月一日