为进一步规范本机构会议管理，做好上传下达工作，实现本机构信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，以便有效地提升本机构的运营水平，特制订本制度。

一、机构办公会议

（一）理事会会议

理事会会议召集人为理事长，副召集人为副理事长，主要面向持份者及总干事室进行交待和问责。

频次：一年至少一次。

参加人员：理事会、监事会成员。

内容：1.听取机构总干事汇报机构年度工作进度；

2.对机构重大事项做出决策；

3.审议机构财务方面重大开支情况；

4.对机构发展提出具体方向和思路。

（二）员工代表大会    

员工代表大会召集人为副总干事，召集人为行政服务部，主要面向总干事室进行交待和问责。

 频次：一年至少一次。

召开日期：根据工作实际情况安排。

参加人员：机构所有职能部门及服务站点代表。

内容：1.听取机构上一阶段工作报告；

2.通告机构重大事项；

3.反馈员工工作情况和建议。

（三）总干事室会议

总干事室会议召集人为总干事，副召集人为副总干事，主要面向理事会及各部门进行交代和问责。

频次：每月一次。

参加人员：总干事室成员。

内容：1. 跟进各部门年度、月度工作进展情况；

      2.理事会决议的执行安排；

3.机构重大工作决议安排。

（四）策略规划小组会议

策略规划小组会议召集人为各小组组长，副召集人为组长制定人员，主要面向总干事室及事功负责人进行交待和问责。

频次：依需要。

召开日期：根据工作实际情况安排。

参加人员：小组成员、部门分管人、总干事室分管人。

内容：方案小组工作协调及交流，工作部署和检视。

二、管理协调会议

（一） 行政管理协调会议

总部管理常务会议召集人为副总干事，召集人为行政事务部，主要面向总干事室及各部门负责人进行交待和问责。

频次：每月一次。

参加人员：总干事室分管负责人、部门负责人。

内容：1.检视部门年度计划执行情况；

2.行政部门的工作协调及交流，工作部署和检视。

（二）财务管理协调会议

财务管理协调会议召集人为总干事，副召集人为总干事指定人员，主要面向总干事室及各部门负责人进行交待和问责。

频次：每月一次。

参加人员：总干事室分管负责人、部门负责人。

内容：1.检视部门年度计划执行情况；

2.财务部门的工作协调及交流，工作部署和检视。 

三、部门会议

各部门会议召集人为部门负责人，召集人为负责人制定人员，主要面向总干事室负责人及部门成员进行交待和问责。

频次：每月一次。

参加人员：部门成员。

内容：① 加强部门工作交流，集中布置重点工作、协调问题、理顺工作思路；

② 规划部门发展。

四、服务单位会议

服务单位例会召集人为单位主管，副召集人为副主管或其他制定人员，主要面向部门负责人及事功负责人进行交待和问责。

频次：每月至少一次。

召开日期：每月第三周、第四周选一天。

参加人员：主管、服务单位成员、分管社工主任依需要列席、督导人员依需要列席。

内容（根据实际情况可调整）：1.检视上次会议决议事项执行情况；

2.通告对应服务部门会议相关决议事项；

3.各职员汇报上月工作重点事项，交待上月工作计划完成情况及交流存在的困难与问题；

5.学习新实施或修订的相关制度；

6.其他需要讨论的事项。

五、非常态性会议

紧急情况处理会议

根据需要成立的工作小组属于非常态性会议，会议具有临时性、成员不固定性、短期性等特征，如突发会议、紧急会议等其它会议。

频次：不定时召开。

召开日期：根据实际需要召开。

参加人员：依需要列席。

内容：① 通报紧急突发情况或重大迎检任务；

② 针对需要解决的紧急情况讨论出具体解决意见；

③ 对紧急情况应对进行明确的分工，责任到人；

六、会议要求

（一）每次会议做到专人统筹。统筹人的职责：联络参会人员，确定会议时间、地点，会场布置及制定会议议程，议程至少提前三个工作日发给与会人员。

（二）做好会议记录、总结及跟进决议。机构会议记录要做到专人记录和管理，并于会议后三个工作日内整理完成、归档并发送至与会人员。同时，会议结束时，做好会议总结及回顾。统筹人负责会议议定事项的督办和催办，并将督办和催办情况按会议商定的完成时间报告至相应部门。行政事务部做好会议资料的存档。

（三）讲究会议质量，力求会议实效。各类会议统筹人会前应与参会人员充分沟通，对议而不决的事项提出解决的原则与方法。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会负责人要按照落实要求，层层进行传达贯彻。

（四）严格会议纪律。与会人员应有序的安排工作，认真准备、准时参会，一般不得缺席，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议统筹人请假。

（五）编制暂时只有一名同工的部门/单位，其部门/单位会议并入管理协调会议/督导会议中召开。

本会议制度自下发之日起开始执行，由行政事务部负责解释和监督执行。

 

东莞市南二社会工作服务中心

二零一八年三月二十五日